Tulorekisteri - muista sopia uusista toimintamalleista asiakkaan kanssa

Tulorekisteri otettiin käyttöön tammikuussa. Jotta tiedot saadaan oikea-aikaisesti tulorekisteriin, on uusien toimintatapojen läpikäyminen asiakkaiden kanssa pakollista, jotta he osaavat toimittaa tiedot silloin, kun niitä ulkoistetussa palkanlaskennassa tarvitaan. Samalla on hyvä päivittää toimeksiantosopimuksen palveluerittely ja lisätä mahdolliset uudet palvelut hinnastoon.

Asiakkaan itsensä maksaessakin on palkkatietoilmoitus annettava viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Tämä koskee myös seuraavia tilanteita, joista on jatkossa tehtävä ylimääräinen palkanlaskenta:

• Palkkaennakot: käsiteltävä bruttopalkkana, josta vähennetään ennakonpidätys, eläke- ja työttömyysvakuutusmaksut
• Matkalaskut: ilmoitetaan maksupäivän mukaan riippumatta siitä, miltä ajalta matkalaskun kulut ovat syntyneet
• Työkorvaukset ennakkoperintärekisteriin kuulumattomille: ennakonpidätys toimitettava, olipa kyseessä luonnollinen henkilö, yritys tai yhteisö. Ilmoitus tehtävä laskun maksupäivän perusteella

Vaihtoehtoisesti voisi olla järkevää sopia yhteisten toimintatapojen muuttamisesta siten, että asiakas toimittaa nämä (ennalta sovittuina ajankohtina) tilitoimiston palkanlaskentaan maksettavaksi.

Luontoisedut on ilmoitettava sen kuukauden ansioksi, jolloin ne ovat henkilön käytettävissä. Tämä koskee myös sellaisia tapauksia, joissa työsuhde alkaa kesken kuukauden, mutta rahapalkka maksetaan vasta seuraavan kuukauden normaalin palkanmaksun yhteydessä.

Mikäli luontoisetuja on nykyisin käsitelty rahapalkan yhteydessä edelliseltä kuukaudelta, on nyt vuoden vaihteessa hyvä hetki muuttaa niiden ilmoittaminen sen kuukauden tuloksi, jolloin ne ovat käytössä. Vuoden 2018 luontoisedut on ilmoitettava joka tapauksessa joulukuulle, joten ilmoitusrytmi on samalla järkevää muuttaa.

Aina, kun asiakkaalla tapahtuu sellaisia muutoksia, jotka liittyvät työnantajana toimimiseen (myös mm. eläkevakuutusyhtiön vaihto), tulee asiakkaan ilmoittaa siitä heti palkanlaskentaan. Palkkahallinnon asiantuntija tietää, onko muuttunut tieto käsiteltävä heti, vai voidaanko muutos käsitellä vasta seuraavassa normaalissa palkanlaskennassa.

Lue lisää: tulorekisteri.fi