Uutinen -
Rahanpesulain edellyttämä asiakkaan tunnistaminen – keitä pitää tunnistaa?
Julkaisimme kesän kynnyksellä toimenpidelistan rahanpesulain tilitoimistolle asettamista velvoitteista.
Toimenpidelistan kohta asiakkaan tunnistamisesta oli kirjoitettu varsin lyhyesti ja yleisellä tasolla. Täsmennämme sitä alla.
Päivitys 26.9.2019
Korjaamme ja päivitämme 6.9.2019 julkaistua tiedotetta ja annamme samalla tilitoimistojen pyynnöstä tarkempaa ohjeistusta rahanpesulain vaatimuksista. Edellisessä tiedotteessa käytettiin termiä tunnistaminen liian laajassa merkityksessä.
Rahanpesulain 1:4 § mukaan:
- tunnistamisella asiakkaan henkilöllisyyden selvittämistä asiakkaan toimittamien tietojen perusteella.
- henkilöllisyyden todentamisella asiakkaan henkilöllisyyden varmistamista luotettavasta ja riippumattomasta lähteestä peräisin olevien asiakirjojen tai tietojen perusteella.
Tilitoimiston on tunnistettava ja todennettava henkilöllisyys asiakkaalta, esimerkiksi toiminimiyrittäjältä sekä asiakkaan edustajalta, esimerkiksi osakeyhtiön toimitusjohtajalta, joka edustaa yhtiötä suhteessa tilitoimistoon. Sen sijaan tosiasiallisten edunsaajien osalta riittää tunnistaminen eli henkilöllisyyttä ei ole välttämätöntä todentaa. Todentaminen voi kuitenkin olla perusteltua esimerkiksi silloin, kun asiakas tai edunsaaja on korkean riskin maasta tai asiakas jostain muusta syystä luokiteltu korkeariskiseksi.
Käytännössä todentamiskeinoina on käytetty seuraavia tapoja:
- Henkilö tunnistetaan esimerkiksi passin avulla ja passin kuvasivusta otetaan valokopio, tai kuva tai passin numero tallennetaan.
- Yhä useammalla tilitoimistolla on käytössään ja asiakkaille tarjottavana järjestelmiä, joissa on vahva sähköinen tunnistus. Vahvaa sähköistä tunnistusta käytetään esimerkiksi järjestelmissä, joilla tilitoimistot tekevät asiakkaidensa kanssa sopimuksia tai allekirjoituttavat tilinpäätöksiä. Näitä järjestelmiä voidaan hyödyntää myös henkilöllisyyden todentamiseen.
- Rahanpesun torjuntaan liittyvien velvoitteiden hoitamiseen on kehitetty myös tarkoitukseen räätälöityjä ohjelmistoja, jotka sisältävät vahvan sähköisen tunnistamisen. Näitä ovat esimerkiksi:
Tiedote 6.9.2019
Tilitoimiston on tunnistettava ja tunnettava asiakkaansa sekä tunnistettava asiakkaan edustaja(t), esimerkiksi henkilö(t) jonka kanssa toimeksiantosopimus allekirjoitetaan. Lisäksi on tunnistettava asiakkaan tosiasialliset edunsaajat.
Jos asiakas on luonnollinen henkilö, esimerkiksi toiminimiyrittäjä, riittää että tämä henkilö tunnistetaan, ellei joku toinen henkilö edusta häntä.
Jos asiakas on oikeushenkilö, tunnistetaan
- Henkilö, joka edustaa asiakasta – käytännössä ne henkilöt, jotka allekirjoittavat toimeksiantosopimuksen tai edustavat asiakasta vastaavalla tavalla (perustuu rahanpesulain 3:2 § kohtaan ”jos joku toimii asiakkaan lukuun (edustaja), ilmoitusvelvollisen tulee tunnistaa ja todentaa myös edustajan henkilöllisyys sekä varmistaa edustajan oikeus toimia asiakkaan puolesta”) sekä
- Asiakkaan tosiasialliset edunsaajat (perustuu rahanpesulain 3:6 § kohtaan ”yhteisön tosiasiallinen edunsaaja on aina tunnistettava 1 luvun 5 §:n 2–4 momentissa ja 7 §:ssä tarkoitetuissa tilanteissa”. Pykälissä viitataan yhteisöihin (esimerkiksi osakeyhtiöt), yhdistyksiin, säätiöihin ja asunto-osakeyhtiöihin)
Tosiasialliset edunsaajat määritellään esimerkiksi seuraavasti:
-
Osakeyhtiössä henkilö,
- Joka omistaa yli 25 prosenttia yrityksen osakkeista joko suoraan tai välillisesti toisen yrityksen kautta.
- Jolla on yli 25 prosentin osuus yrityksen äänimäärästä joko suoraan tai välillisesti toisen yrityksen kautta.
- Joka käyttää muulla perusteella tosiasiallista määräysvaltaa yrityksessä. Muu peruste voi olla esimerkiksi osakassopimus.
- Yhdistyksen tosiasiallisina edunsaajina pidetään yhdistysrekisteriin merkittyjä hallituksen jäseniä.
- Säätiön tosiasiallisina edunsaajina pidetään säätiörekisteriin merkittyjä hallituksen ja hallintoneuvoston jäseniä.
- Asunto-osakeyhtiön ja keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön tosiasiallisina edunsaajina pidetään kaupparekisteriin merkittyjä hallituksen jäseniä.
Käytännössä tilitoimiston on tallennettava asiakasyrityksen keskeiset perustiedot sekä asiakasyrityksen edustajan ja tosiallisen edunsaajan tunnistamiseen käytetty keino, esimerkiksi passin kopio tai passin numero. Henkilöiden tunnistamiseen voidaan haluttaessa käyttää myös vahvaa sähköistä tunnistusta.
